1. Aider les membres du corps professoral à obtenir des visas d’entrée auprès des ambassades locales si nécessaire.

2. Organiser les billets de voyage en coordination avec le service des affaires des membres du corps professoral.

3. Coordonner avec le service des services généraux pour fournir l’autorisation d’entrée, le transport et le logement pour les professeurs visiteurs et les candidats à des entretiens, et suivre leurs démarches jusqu’au départ.

4. Effectuer les démarches de résidence, préparer les documents liés à la carte d’identité et au permis de conduire koweïtien, et renouveler le permis à son expiration.

5. Coordonner avec le service des services généraux pour les démarches relatives à la résidence des familles des membres du corps professoral et l’obtention des visas pour les membres de la famille.

6. Déléguer des représentants pour effectuer les démarches administratives des membres du corps professoral auprès de différentes instances (Ministère de la Santé, Ministère de l’Intérieur).

7. Coordonner avec le service du mobilier et du logement pour préparer un logement approprié pour le membre du corps professoral dans les résidences universitaires.

1. Supervision administrative des techniciens de la faculté (électricien, technicien sanitaire, menuisier) en coordination avec le service de construction et de maintenance pour la supervision technique.

2. Supervision complète des travaux de nettoyage, jardinage et aspect général de la faculté, avec rapport périodique au service des services généraux.

3. Supervision de la sécurité et de la sûreté de la faculté, en coordination avec le service de sécurité de l’université.

4. Préparer les salles d’examen et de cours et fournir tous les services nécessaires pour le bon fonctionnement de la faculté.

5. Coordonner avec le service des services généraux pour les besoins de transport des étudiants et des visiteurs.

6. Participer à l’organisation de cérémonies et événements de la faculté (récompenses aux professeurs, employés, diplômés, étudiants méritants, etc.).

7. Préparer les besoins pour réunions ou événements exceptionnels et activités culturelles.

8. Coordonner avec le service des systèmes d’information pour fournir le service téléphonique aux centres de travail.

9. Inventorier les besoins en mobilier, équipements scientifiques, matériel de nettoyage et fournitures de bureau et transmettre au service des approvisionnements et magasins.

10. Suivre l’application des règlements concernant les demandes de matériel de la faculté en coordination avec les départements académiques.

11. Superviser le fonctionnement du magasin secondaire de la faculté et fournir le matériel de bureau et de nettoyage selon les formulaires reçus, en évitant le gaspillage.

12. Inventorier le matériel de laboratoire dans chaque département ou centre et préparer un registre de référence.

1. Inventorier le personnel de la faculté et ouvrir des dossiers pour tous les employés, secrétaires et correspondants.

2. Conserver tous les documents relatifs aux employés : congés, promotions, changements de statut, congés maladie, etc.

3. Inventorier les postes occupés et vacants, pour combler les besoins de la faculté.

4. Suivre et finaliser les transactions des employés auprès des services administratifs de l’université.

5. Suivre la présence et le départ des employés et adresser des avertissements aux retardataires.

6. Vérifier mensuellement les retards et autorisations pour contrôler tout dépassement et informer le service administratif selon les circulaires reçues.

7. Suivre les demandes d’autorisation, missions de travail et changements d’horaires dans le système de pointage.

8. Suivre la présence et le départ des employés de supervision sociale, sportive et des services généraux et envoyer les rapports aux services concernés.

9. Répondre aux courriers reçus par le bureau du directeur administratif et de son assistant.

1. Participer au comité d’élaboration du budget de la faculté et suivre les dépenses selon les postes budgétaires.

2. Préparer et gérer les demandes et règlements d’avances permanentes et temporaires.

3. Préparer les formulaires de demande de matériel pour le bureau et les laboratoires scientifiques.

4. Superviser le suivi des biens (équipements scientifiques et de bureau).

5. Acheter les fournitures nécessaires aux départements scientifiques à partir des avances permanentes.

6. Effectuer la maintenance des équipements présents dans la faculté.

7. Réceptionner les équipements du dépôt principal et les distribuer aux départements en enregistrant leur affectation.

8. Gérer la demande, le transfert ou le retour des biens permanents.